Kulmahuoneen kirjeenvaihtaja

Jukka Hakala 11.10. 09:01

Varo viestijää, jolla on lääkeruisku

Jukka Hakala

Jos viestisi kääntyy päälaelleen, vika löytyy peilistä.

Viestinnän ensimmäisiä hapuilevia teorioita oli niin sanottu lääkeruiskumalli. Sen mukaan sanoma oli kuin lääke, jonka tohtori-lähettäjä siirsi sellaisenaan potilas-vastaanottajalle ja sai hänessä aikaan toivomansa vaikutuksen. Malli kuopattiin jo monta sukupolvea sitten, mutta silti moni suhtautuu viestintään yhä samalla tavalla, pelkkänä mekaanisena sanoman välityksenä.

Seurauksena on paljon huonoa viestintää ja enemmän väärinkäsityksiä kuin ymmärrystä.

Jokaiseen viestintätilanteeseen vaikuttaa aina useita eri muuttujia. Siksi viestintätilanteet eroavat suuresti toisistaan, ja siksi viestinnässä ei myöskään ole kaikkiin tilanteisiin sopivia patenttiratkaisuja.

Se mitä voimme tehdä, on luoda mahdollisimman suotuisat olosuhteet haluamamme tulkinnan tekemiselle. Se taas ei onnistu ilman taitoa lukea erilaisia yleisöjä ja niiden tunnetiloja.

Avain taitavaan viestintään on nimenomaan vastaanottajan ja hänen kulloisenkin tilanteensa ymmärtämisessä.

Vastaanottaja päättää, miten hän kuhunkin viestiin suhtautuu, miten hän niitä tulkitsee, miten hän kertoo niistä eteenpäin ja miten hän antaa niiden vaikuttaa toimintaansa. Tulkintoja ohjaavat muun muassa tavat, tottumukset ja kulttuuri. Haluamamme tulkinnan tekemistä edesauttaa, mikäli viestimme on mahdollisimman yksiselitteinen.

Valitettavasti yksiselitteisiksi tarkoitetut viestit ovat usein harvinaisen monitulkintaisia.

Jos yritys esimerkiksi kertoo henkilöstölle miettivänsä "uudenlaisia toimia, joilla pyritään vastaamaan muuttuneeseen markkinatilanteeseen", viestistä on 500 hengen organisaatiossa kutakuinkin 500 erilaista tulkintaa.

Ihmiset tulkitsevat viestejä niin henkilökohtaisesta kuin työyhteisönsäkin näkökulmasta. He kertovat näitä omia tulkintojaan eteenpäin kollegoilleen ja työpaikan ulkopuolisille ystävilleen. Näin viestinnän vastaanottajista tulee samalla viestijöitä.

Lopulta organisaatiossa liikkuu useita hyvinkin erilaisia viestejä: Yritys aloittaa mittavan saneerauksen. Yritys aikoo uudistaa tuotantomenetelmänsä. Yrityksen organisaatio aiotaan uudistaa. Puolet ihmisistä aiotaan irtisanoa. Toimitusjohtajan lähtölaskenta on alkanut. Kannattamattomat yksiköt aiotaan myydä. Koko yritykselle etsitään uutta omistajaa.

Nämä vastaanottajien viestimät tulkinnat voivat olla täysin erilaisia kuin viestijä on viestillään alun alkaen halunnut kertoa.

Tästä on kyse, kun viestijät valittavat, että heidän sanomansa on ymmärretty ”täysin väärin” tai se on käännetty ”ihan päälaelleen”. Tosiasiassa viesti on vain ollut niin epäselvä, että se antanut mahdollisuuden useisiin hyvinkin erilaisiin ja viestijän näkökulmasta "täysin vääriin" tulkintoihin.

Useissa organisaatioissa on myös erilaisia klikkejä ja sisäisiä oppositioita. Johdon epäselvät viestit ovat taivaan lahja näille ryhmille, jotka voivat vaivatta tuottaa niistä omia tarkoitusperiään ajavia tulkintoja.

Mitä abstraktimpi viesti on, sitä moninaisempia ovat siitä tehdyt tulkinnat. Siksi toimintaa ohjaavien dokumenttien, kuten strategioiden, tulisi olla mahdollisimman konkreettisia. Tässä meillä viestijöillä riittää vielä paljon työsarkaa.

Kirjoittaja Jukka Hakala on viestintätoimisto N2 Commsin toimitusjohtaja.

Kumppaniblogit

Kaupallinen yhteistyö

Internet

19.10.2018 13:57

Netti on itsestäänselvyys vain eliitille

Länsimaisten hyvinvointivaltioiden asukkaille internet-yhteys on jokapäiväinen mukavuus ja arkielämän sujuvuuden kannalta välttämätöntä. Maailmanlaajuisesti tilanne on toinen.