Matkustin hiljan junalla. Lattia oli niin paskainen, etten arvannut laukkuani sille laskea. VR:n junien siisteys on puhuttanut laajemminkin sen jälkeen kun siivousfirma kilpailutuksessa vaihtui halvimman tarjouksen antaneeseen toimijaan.

Keväällä ihmettelimme, mihin osa lasten koulukuvista oli kadonnut. Uusi, kilpailutuksen halvimmalla hinnalla voittanut kuvausyritys arveli vastauksessaan, että osa kuvista oli ”hukkunut bittiavaruuteen”, ja paikkasi virhettään uudella kuvauspäivällä.

Julkisia hankintoja säätelevän hankintalain tarkoitus on hyvä: turvata mahdollisimman tehokas verovarojen käyttö. Käytännössä hankintaprosessin soveltaminen palveluihin johtaa usein tehottomuuteen: huonolaatuisiin suoritteisiin, joita joudutaan korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa tekemään uudestaan.

Jos siivouspalveluiden laatua ei kyetä kilpailutuksessa kunnolla arvioimaan, vielä vaikeampaa se on asiantuntijapalveluiden, kuten viestinnän, osalta.

Kun halvin hinta – jolle tosin on kehitetty orwellilainen eufemismi ”kokonaistaloudellisesti edullisin” – ohjaa valintoja, tuloksena on rekkalasteittain julkisen sektorin mitäänsanomatonta ja helposti ohitettavaa mukaviestintää.

Viestintä, joka ei herätä muita tunteita kuin myötähäpeää, on pahimman luokan julkisten varojen väärinkäyttöä. Oma lukunsa on itse kilpailuttamiseen kuluva aika – niin kilpailutusta hoitavissa organisaatioissa kuin niihin osallistuvissa toimistoissakin.

Kauan sitten yrittäjänä tein selvästi alle hankintarajan jäävän tarjouksen yhdestä pienimuotoisesta brändityöstä eräälle julkisen sektorin toimijalle. Epävarma ostaja halusi vielä kilpailuttaa projektin. Parin viikon jälkeen projekti tuli hankintaportaaliin, speksattuna muutamalla lopputuloksen kannalta täysin turhalla lisäelementillä. Päivitin tarjouksen ja lisäsin hintaan myös tarjouksen tekemiseen käyttämäni ajan. Loppusumma kasvoi noin 60 prosentilla.

Voitin kilpailutuksen – suuri häviäjä oli kilpailuttaja, joka olisi selvinnyt samasta työstä suoralla hankinnalla huomattavasti halvemmalla ja ilman prosessiin kuluneita lisätyöpäiviä. Isommissa kilpailutuksissa vastaavat turhat kulut muodostavat jo tuntuvat rahalliset ja ajalliset menetykset. Verorahat eivät todellakaan ole parhaassa mahdollisessa käytössä.

Usein tarjouspyyntö kertoo jo itsessään, kannattaako kisaan edes osallistua. Osa julkisia hankintoja tekevistä pyytää edelleen ilmaista työtä – valmiin idean toteutuksineen – vaikka ei ole siitä valmis maksamaan. Joskus taas laatua arvioidaan pelkästään tiimin jäsenten työkokemuksen pituudella. Kaikki tietävät pelin hengen: jos kisassa haluaa pärjätä, tarjouksen on oltava edullinen.

Hinnalla kisaaminen johtaa siihen, että tarjoukseen annetulla hinnalla on harvoin tekemistä työn todellisen arvon kanssa. Kun katsoo esimerkiksi markkinointiviestinnän julkisia kilpailutuksia, maineikkaatkin toimistot myyvät surutta strategista suunnittelua 130 euron tuntihinnalla, yli kolmanneksen markkinahintaa halvemmalla. Ajatus lienee, että tuntihintaa voidaan sitten kompensoida tuntien määrällä – johon tarjouspyynnöissä harvemmin otetaan kantaa.

Tunti on muutenkin mahdollisimman huono yksikkö viestinnän suunnittelun arvottamiseksi, aikaperusteinen laskutus sorsii nopeita ajattelijoita ja tekijöitä. Arvopohjainen urakkahinnoittelu olisi toimiva ratkaisu myös useimpien julkisten hankintojen ohjenuoraksi.

Valtiovarainministeriön ensi vuoden budjettiesitys on 2,3 miljardia euroa alijäämäinen. Vanhan sanonnan mukaan köyhällä ei ole varaa ostaa halpaa. Tämä olisi hyvä muistaa myös julkisen sektorin hankinnoissa. Kokonaistaloudellisesti edullisinta olisi hankkia laatua, joka kestää aikaa.

Kirjoittaja Jukka Hakala on Konsulttitoimisto Kotoban toimitusjohtaja.