Perimmältään puhetaidossa on kysymys vuorovaikutuksesta: on viestin lähettäjä ja vastaanottaja. Puhuja yrittää parhaansa mukaan viestiä asiansa niin, että kuulija ymmärtää sen oikein. Tavoitteena voi olla tiedottaminen, vaikuttaminen tai suostuttelu tai vaikkapa viihdyttäminen. Tavoitteesta riippuen puhuja valitsee erilaisia retorisia keinoja onnistuakseen.

Yritysviestinnässä onnistumisen keskeinen elementti on suunnitelmallisuus: mikä on viestinnän tavoite, kuka on kohderyhmä ja mitä viestinnällä halutaan saada aikaan? Juuri nämä samat kysymykset on syytä tehdä myös silloin, kun puhuu joko suoraan yleisölle tai kameralle.

Puhetaito eli retoriikka löytää juurensa antiikin Kreikasta, jossa puhetaito oli etenkin poliitikoiden vahvin työväline. Politiikassa onnistuminen edellytti puhujalta vahvaa ethosta (puhujan olemus), pathosta (puhujan synnyttämä tunnetila) ja logosta (puheen sisältö, järki). Parhaimmillaan syntyi kairos, eräänlainen flow-tila, jossa kaikki puheen ja puhujan elementit olivat tasapainossa. Mikä on nyt toisin? Ei oikeastaan mikään. Edelleen puhujan olemuksen synnyttämä myönteinen vaikutelma, kyky vedota kuulijoiden tunteisiin ja viestin sisältö ovat puhetaidon keskeisiä elementtejä. Parhaimmillaan puhuja kykenee vangitsemaan yleisön huomion niin, että puhujan ja kuulijan välillä syntyy vahva tunneside.

Videoiden määrä on kasvanut huimasti viime aikoina, ja tosiasia on se, että iso osa meistä työssä käyvistä pääsee tai joutuu puhumaan oman yrityksensä edustajana videolla. Joten entäpä jos sen sijaan, että ensimmäiseksi toteaisi, että ”ei kiitos, näytän ja kuulostan niin kamalalta videolla”, pysähtyisi pohtimaan, miten voisi onnistua videolla.

Videoviestintä toimii monissa tilanteissa. Se on hyvä vaihtoehto, jos kasvokkain-tilanne ei ole mahdollinen. Videoviestin toteuttaminen ei ole aikaan sidottua, vaan sen voi tehdä silloin, kun on aikaa. Videolla viestin voi ottaa uusiksi ja harjoitella – live-tilanne ei anna tätä mahdollisuutta. Esitys voidaan tallentaa ja katsoa myöhemmin tai uudelleen. Videoesitys vie katsojalta vähemmän aikaa kuin live-esitys. Esimerkiksi koulutustilaisuus tiivistyy videolla huomattavasti lyhyempään aikaan kuin live-tilanne. Parhaimmillaan koulutettavilta säästyy työaikaa.

Yllättävästi puhuminen kamerallekin jännittää, vaikka voisi ajatella, että se on helpompaa kuin yleisön edessä puhuminen. Toisaalta kokemus on osoittanut, että jos onnistuu videolla, pystyy puhumaan helpommin yleisöllekin.

Puhetaidon näkökulmasta Smokahontas on kiinnostava esimerkki: niin sanotusti yhdessä yössä kuuluisuuteen puhumalla siansaksaa. Miksi hän onnistui? Hän teki videon, jossa yhdistyy hyvä esiintymisen taito, huumori, yllätyksellisyys sekä riittävä tekninen kuvan laatu ja äänentoisto. Se erottui massasta. Mutta myös taustatyö oli tehty kunnolla: suunnittelu, harjoittelu ja kanavavalinta olivat kunnossa. Varmasti myös sattuma ja onni näyttelivät hänen menestyksessään roolia.

Mitä yritys voisi tästä oppia?

Yrityksen mahdollisuudet onnistua videoviestinnässä perustuvat samoihin elementteihin kuin Smokahontasin menestys. Samalla tavoin kuin kaikessa muussakin yritysviestinnässä, täytyy toimia suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti: miksi tämä viesti lähetetään juuri videolla, kenelle se on suunnattu, mitä halutaan sanoja ja kuka välittää viestin? Sisältö suunnitellaan huolellisesti ja viestiä harjoitellaan.

Ennen kaikkea yritykset voivat ottaa oppia siitä, miten heittäydytään mukaan uuteen viestintäkanavaan. Perinteisesti yritysviestinnässä on totuttu ajatukseen, että videoiden pitää olla huippulaatua – eikä huonoa pidä tehdä nytkään. Mutta voisiko tämä nykyinen tosi-tv- ja videoblogiaika olla jo kypsä hieman rouheammalle videomateriaalille myös osana yritysviestintää?

Hyvä tapa lähteä liikkeelle on aloittaa organisaation sisältä ja edetä ulkoiseen viestintään. Mielessä kannattaa pitää myös se, että esiintymistaito ja puhetaito ovat sananmukaisesti taitoja, joita voi harjoitella. Nykyteknologia puolestaan tarjoaa paljon keveitä ja kustannustehokkaita mahdollisuuksia videoiden tuottamiseen.

Joten: Heittäydytään. Ollaan tavoitteellisia. Harjoitellaan, suunnitellaan. Ei olla aina niin tosissaan. Ja hyödynnetään videon tarjoamat mahdollisuudet yritysviestinnälle.

Tuula Wäyrynen, asiakkuusjohtaja, Edita Publishing Oy

Tuula syttyy vuorovaikutuksesta, olipa viestintä puhuttua tai kirjoitettua, yksilöiden tai organisaatioiden välistä. Hän uskoo, että viestinnällä saa paljon hyvää aikaan, kunhan se tehdään oikein – suunnitelmallisesti ja vastaanottajaa ajatellen. Uteliaisuus purkautuu kysymyksinä, innostus pulppuaa puheena.

Edita Publishing on Helsingissä toimiva monialainen sisältöyhtiö ja sisältöjen huippuosaaja. Yhtiö on osa Nordic Morning -konsernia.