Kilpailutukset kuuluvat mainostoimiston arkeen. On reilua ja jopa elinehto, että asiakkaat silloin tällöin tarkistavat, onko heillä käytössään alan paras ja sopivin kalusto. Tämän tarkistusprosessin luonteesta voi sitten olla montaa mieltä.

"Those who canŽt, teach" -hengessä annankin itselleni luvan neuvoa asiakaspuolta pitsauksen saloissa puhtaasti mainostoimiston näkökulmasta. Anteeksi siis jo etukäteen.

Tee itsellesi selväksi, miksi kilpailutukseen on päädytty vai voisiko tiimin vaihtaminen, prosessin tarkistus tai avoin keskustelu yhteistyön tavoitteista ajaa saman asian.

Jos kuitenkin päädyt kilpailuttamiseen, päätä ensin minkälaista kumppania haet. Liian usein näkee pitsauslistoja, joissa osallistuvat toimistot ovat täysin erilaisia palvelutarjonnaltaan, osaamiseltaan tai kustannustasoltaan.

Kutsu nykykumppani mukaan vain, jos tällä on aito mahdollisuus jatkaa.

Kerro kaikille mukana olevien toimistojen määrä ja nimet. Kerro myös miksi juuri nämä toimistot.

Päätä, riittävätkö strategisen tason ehdotukset vai tarvitseeko päätöksenteko tuekseen täyden luovan lähestymisen.

Jos vakiintuneessa mainostoimistosuhteessakin perusteellisen luovan presentaation tekeminen vie viikkoja, neljä viikkoa on ehdoton minimi skabatilanteessa.

Koska raha on aina yksi tekemisen mittari, ole avoin kokonaisbudjetista sekä mahdollisista sopimusehdoista ja vaatimuksista toimistokumppanille. Tämä säästää väärinkäsityksiltä jatkossa.

Pitsaus on kallista. Mikään muodollinen korvaus ei ikinä kata toimistojen henkilö-, materiaali- ja kolmansien osapuolten kuluja, mutta osoittaa arvostusta sekä kiinnostusta toimiston resursseja ja ajankäyttöä kohtaan. 5 000 euroa on summa, josta on hyvä aloittaa.

Ole myös avoin niistä kriteereistä, joilla toimistoja arvioidaan - vain tällöin toimistot voivat vastata niihin ammattimaisesti. Varmista myös, että kaikki päätöksentekoon osallistuvat ovat mukana prosessin eri vaiheissa ja toimistoilla on mahdollisuus tavata heidät henkilökohtaisesti.

Tee päätös nopeasti, mieluiten viikon sisällä viimeisestä presentaatiosta (tai esim. tutkimustuloksesta), ja tee aikataulu selväksi myös toimistoille. Kerro itse, jos aikataulu venyy.

Väitän, että näitä pointseja seu­raamalla asiakas ei vain säästä aikaa ja rahaa, vaan saa myös sopivamman kumppanin. Tai ainakin ansaitsemansa.