Teknologiayhtiö Google päätti aiemmin jatkaa etätyöskentelyä peräti ensi vuoden heinäkuulle. Yritys työllistää toistasataatuhatta ihmistä ja tiimit saattavat jakautua eri mantereille ja aikavyöhykkeille, joten etätyö ja sen haasteet ovat tuttuja.

Yritys onkin tehnyt kyselyn, johon vastasi yli 5 000 työntekijää. Kyselyn ja sitä seuranneiden pientyöryhmien selvityksen pohjalta on laadittu dokumentti, jota noudattamalla Google pyrkii parantamaan etätyötä tekevien ihmisen hyvinvointia, suorituskykyä, yhtenäisyyttä ja tuotteliaisuutta. Varsin moni neuvoista liittyy sosiaaliseen älykkyyteen.

1. Tiimipalaverit etusijalle

Koska tiimipalaverit ”ovat usein ainoita vuorovaikutustilanteita tiimisi kanssa työskennellessänne etänä, sopikaa niitä, laittakaa ne etusijalle vaikka mitään kiireellistä tehtävää ei olisikaan ja olkaa sosiaalisesti läsnä”, ohjeissa neuvotaan.

”Jos päivän agenda on kevyt, käyttäkää aikaa tutustuaksenne toisiinne.”

2. Ole läsnä

Vuorovaikutus heikkenee etänä. Google neuvoo taklaamaan tätä pitämällä kamerat päällä, reagoimalla eleillä, ilmeillä ja verbaalisesti kuten tavallisestikin ja säilyttämällä katsekontaktin. Eli huomio pois läppäristä muuten kuin muistiinpanoja tehdessä ja kännykkä kiinni.

3. Anna tunnustusta

Etänä ei ole helppoa sanoa kiitos tai hyvää työtä. Muista silti lähettää onnittelu- ja kiitosviestejä, jaa kunniaa palavereissa ja huomio muut niin kuin yrityksessänne on tapana.

4. Aseta normit

Tavat toimia tiimin kanssa nojaavat Googlen mukaan usein oletuksiin, mikä puolestaan voi johtaa hämmennykseen ja sekasortoon. Parasta olisikin keskustella aiheesta ja laittaa tavat toimia kirjalliseen muotoon. Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi sähköpostien lukutiheys, miten usein toisiin ollaan yhteydessä ja miten tietoa jaetaan.

5. Älä odota virallista kokousta

Etäisyys voi saada osan ihmisistä välttämään kommunikoimista toisten kanssa, kun heitä ei pakoteta siihen.

”Jos mieleesi tulee jotain, mitä normaalisti kysyisit heti henkilökohtaisesti, älä anna etäisyyden estää sinua: soita tai viestitä kollegoillesi, jotta asiat etenevät. Kun etänä olevat tiimin jäsenet voivat luottaa saavansa nopeasti tarvitsemansa tiedot, luottamus kasvaa nopeammin.”

Google neuvoo tiimien johtajia ja esihenkilöitä aktivoimaan ja osallistamaan introvertimpia persoonia tavallista enemmän.

6. Huomio hyvinvointiin

Tämän pitäisi olla selvää kaikille kotikonttorilta työskenteleville, mutta moni ei sitä silti muista noudattaa. Hyvä työergonomia ja miellyttävä työympäristö ovat hyvinvoinnin edellytys. Ylös kannattaa nousta tunnin välein. Työnteolle kannattaa asettaa rajat, etteivät päivät veny ja töitä tule tehtyä epäsäännöllisesti, Google listaa.

7. Käytä oikeaa välinettä

Jos keskustelun aihe on monimutkainen tai arkaluontoinen, ota video käyttöön. Muissa tapauksissa pyri käyttämään pikaviestintä.

Tasapainon löytäminen on kaikkein tärkeintä, sillä jatkuvat puhelut voivat käydä rasittaviksi, mutta toisaalta pikaviestittelyyn saa helposti kulutettua turhan paljon aikaa, kun sama keskustelu hoituisi nopeasti lyhyellä puhelulla.

8. Etäjohtajuus haltuun

Johtajilta vaaditaan etätyössä enemmän kuin tavallisesti.

Vaikka ihmiset ovat kaukana toisistaan, eräänlaisen ”havainnoidun läheisyyden” luominen on hyväksi. Tämän voi saada aikaan asettamalla selvän, vahvan vision, ja saamaan tiimin työskentelemään sen eteen.

Tutustumista ja fyysisiä tapaamisia ei saa laiminlyödä. Koko tiimi pitäisi saada samaan paikkaan niin usein kuin se on järkevää.

”Selvitä muiden tavoitteet, mieltymykset ja työskentelytavat luodaksesi toimivia työskentelysuhteita ihmisten välille, kun he ovat etänä”, Google muistuttaa.