Viestintätoimisto Netprofile havaitsi muutama vuosi sitten, että päällepäin hyvin organisoitu toiminta oli käytännössä melko ohuella pohjalla.

- Kaikki tieto oli hajallaan ihmisten päissä. Esimerkiksi sidosryhmien yhteystiedot päivitettiin vain kerran vuodessa excel-tiedostoon, kun joululahjat piti lähettää. Se oli yhtä helvettiä, kertoo viestintäkonsultti Sanna Eulenberger.

Sama ongelma päti myös työtehtäviin.

- Jos joku sairastui, niin kukaan muu ei tiennyt, mitä asiakkaan kanssa oli sovittu ja mitä oli jo tehty.

Lisäksi toimiston johto toivoi saavansa paremman käsityksen siitä, minkä verran aikaa mihinkin työtehtävään käytettiin sekä miten työtaakka toimistoissa jakaantui.

Kuukauden projekti

Avuksi haettiin ohjelmisto. Eulenbergerin mukaan vertailussa oli mukana monenlaista toimijaa Salesforcesta alkaen.

- Valitsimme Microsoft Dynamics CRM-ohjelmiston. Se on helppokäyttöinen ja toimii meillä jo käytössä olleen Outlookin yhteydessä, Eulenberger kertoo.

Eulenbergerin mukaan Microsoftin ohjelmisto mahdollistaa sen, ettei joka muutokseen tarvita ulkoista ohjelmistokonsulttia.

- Pystyn tekemään lomakkeita ja näkymiä itse.

Ulkoinen konsultti tarvittiin kuitenkin pystyttämään järjestelmä. Netprofile valitsi Microsoftin ohjelmistoihin erikoistuneen Codebakersin.

- Ohjelmistoprojekti kesti kuukauden, päätoimisesti tehtynä olisi mennyt puolet vähemmän, kiittelee Eulenberger.

Ohjelmistoa käytetään yhteystietojen, asiakastoimenpiteiden ja liidien hallintaan.

- Tänne täytetään myös tekeillä olevat ja tulevat työt, arvioitu työaika sekä valmistumisaste, Eulenberger kertoo.

Keppi ja porkkana

Ohjelmistoa isompi työ on ollut toimiston työtapojen muuttaminen.

- Tämä on prosessi eikä projekti, tarvitaan keppiä ja porkkanaa, tukea ja toistoa, Eulenberger huokaisee.

Codebakersin projektipäällikkö Maria Fonsell toteaakin, ettei ohjelman käyttäminen sinänsä ole työlästä.

- Kalenterimerkinnät ja sähköpostit saadaan suoraan siirrettyä myös crm:ään, Fonsell sanoo.

- Alkuvaiheessa ihmisten on usein vaikea nähdä, mitä hyötyä siitä on heille itselleen, ymmärtää puolestaan Codebakersin toimitusjohtaja Kimmo Rahkamaa.

Nyt, järjestelmän oltua vuoden verran käytössä, Netprofilen ryhmä on ymmärtänyt kuvion.

- Ihmiset ottavat viikkopalaveriin printin omasta tehtäväraportistaan, Eulenberger kertoo.