(Juttu on julkaistu aiemmin Markkinointi & Mainonta -lehdessä 2/2019. Julkaisemme sen nyt uudelleen.)

Voitko nopeasti tehdä tämän, tämähän on sinulle minuutin homma?”, kysyy Gredin toimitusjohtaja Risto Pasanen.

Viattomasta esimiehen tai tiimiläisen kysymyksestä alkaa monella työntekijällä puolen tunnin prosessi, joka sotkee työpäivän aikataulut. Tämä on tyypillistä esimerkiksi markkinointiosastoilla, joilla käsitellään paljon materiaalia nopeilla aikatauluilla.

”Pitää hakea materiaali jostain serveriltä, löytää oikea aineisto, muuttaa sitä ja lähettää. Pullataikina paisuu isoksi”, Pasanen sanoo.

Gredille tämä digikaaos on myös bisnesmahdollisuus. Kasvava yhtiö tekee nimittäin ohjelmistoja ja palveluja digitaaliseen brändien ja aineistojen hallintaan.

Gredillä on hyvä näkymä siihen, millä tolalla digitaalisen aineiston hallinta nyt yrityksissä yleisesti ottaen on. Tilanne ei ole hyvä.

”Prosessi hajoaa monella tavalla. Valtaosalla yrityksistä tieto on hujan hajan liiketoimintajärjestelmissä tai verkkolevyillä ja eikä prosesseja ole mietitty”, Pasanen sanoo.

Hän uskoo, että digitaalisen aineistonhallinnan hajanaisuudella on iso vaikutus ihmisten jaksamiseen ja työkuormaan.

”Ellei toimintatapoja ole miettitty, tapahtuu uupumista”, Pasanen sanoo.

Myynnin ja markkinoinnin ammattilaiset teetti jäsenistöllään viime vuonna kyselyn, jonka tulokset olivat synkkiä. Kyselyyn vastanneista noin 560 henkilöstä 39 prosenttia kertoi kokeneensa vakavaa uupumusta. Heistä noin puolet kertoo saaneensa tästä lääkärin diagnoosin.

Keskeisimmät syyt työuupumukselle olivat kyselyn mukaan liian suuri työmäärä, huono johtaminen sekä kiire.

”Onhan tämä karua. Ja sen täytyy tarkoittaa, että ihmiset tekevät töitä väärin. Sooloillaan, koska ei ole yhdessä sovittuja toimintatapoja”, sanoo Gredin viestinnästä vastaava Anne Jallow.

Pasanen kysyy, miten suuressa roolissa uupumuksessa on aineiston pyörittäminen.

”Uskon, että se on isossa roolissa, jos ei ole mietitty toimintamallia ja materiaali on hujan hajan. Silloin kiire kumuloituu”, Pasanen sanoo.

Työtä voi tehostaa digitalisaatiolla, mutta se voi myös johtaa ongelmiin. Kauhukuva on tilanne, jossa organisaation sisällä lähetellään sähköpostilla tiedostoja, joissa käyttöoikeudet eivät aina ole kunnossa eikä brändi-ilme ole yhdenmukainen.

”Asia ei ratkea sillä, että nyt vain digitalisaatiota peliin. Digitaalisuutta voidaan hyödyntää myös liian nopeasti miettimättä toimintamalleja. Ehkä dataa ei esimerkiksi voikaan käyttää Aasian markkinoilla tekijänoikeuksien takia”, Pasanen sanoo.

Tilannetta sotkee se, että osa materiaaleista on ulkopuolisten kumppanien servereillä.

Gredillä on 135 asiakasta (Toim. huom. Jutun alkuperäiseen julkaisuaikaan tammikuussa 2019), jotka ovat pääosin kotimaisia, isojakin yrityksiä.

”Kun toimimme eri yhtiöiden kanssa, huomaamme, että kaikilla on näissä asioissa petrattavaa.”

Palataan jutun alussa esitettyyn aineistopyyntöön. Miten asiat sujuisivat täydellisessä maailmassa? Siellä materiaali tuodaan henkilöstön ja kumppanien saataville dynaamisessa palvelussa ja materiaalin muokkaaminen sekä kommentointi tapahtuu siellä.

”Silloin jokainen tekee itse muutokset nopeammin, kuin pyytää niitä toiselta. Brändimateriaalin tuottamista voidaan automatisoida ja materiaalia voidaan tuottaa monikanavaisesti”, Pasanen uskoo.

Gredin asiakkaana on esimerkiksi Sinebrychoff, jonka juomamainokset tulevat ravintoloiden mainosruuduille suoraan Gredin järjestelmästä. Vaaleissa puolueiden kuten Vihreän liiton ehdokkaat voivat puolestaan muokata vaalimateriaaliaan itse Gredin järjestelmässä.

Palvelu hyödyntää myös tekoälyä, joka esimerkiksi hakee materiaalin ääniraidoilta avainsanoja ja tunnistaa kuvissa olevia elementtejä.

”Punainen lanka on, ettei Riston tarvitse kysyä Annelta, missä tämä materiaali on ja mihin sitä voi käyttää. Saadaan minuutteja ja sekunteja pois työajasta, eikä rumbaa ainakaan pyöritetä sähköpostin kautta”, Pasanen kertoo.

Gredin kilpailijoita ovat kansainväliset digitaalisen brändin- ja aineistonhallinnan ohjelmistot, joita tekevät muun muassa Stylelabs, Frontify ja Digizuite.

Gredi on toistaiseksi kansainvälistynyt lähinnä suomalaisasiakkaiden kautta. Maailmalle menoa hidastaa se, että ohjelmistoon liittyy henkilökohtainen palvelu ja koulutus.

”Lähdemme nyt selvittelemään kansainvälistymislatuja. On hyvä kysymys menemmekö tällä samalla strategialla ulkomaille”, pohtii Pasanen.

Työkuorman hallinta on ajankohtainen kysymys myös Gredin sisällä.

”Kasvamme ja meillä on myös kasvukipuja. Työkuorma on aika kova. Markkinoinnin alalla työt ovat usein ad hoc -hommia ja niissä tarvitaan joustavuutta. Se on raskasta”, Pasanen sanoo.

Gredissä tilannetta pyritään pitämään hallinnassa kuukausittaisilla kehitysvarteilla, joissa muun muassa kysellään ihmisten työkuormaa, johtamisen laatua ja työvälineiden toimivuutta.

”Silloin saadaan välittömästi palautetta. On fakta, että keskustelun määrä on muuten välillä vähäistä.”