Maailmassa pidetään joka päivä noin 30 miljoonaa Powerpoint-esitystä. Tosiasia on, että niistä suurin osa – varovaisesti arvioiden ainakin 29 999 000 – sietäisi jäädä pitämättä. Valtaosa esityksistä ei ole esityksiä ensinkään, vaan pelkkiä kalvomuotoon jäsenneltyjä raportteja tai hajanaisia bullet point -kokoelmia.

Jokaisen esityksen ytimen tulisi olla siinä, että ihminen esittelee jonkin asian muille ihmisille. Tätä ainutlaatuista mahdollisuutta ihmisten väliseen kontaktiin ei kannata tuhlata kalvojen sisällön monotonisella läpikäynnillä. Jos esiintyjä ei pysty tuomaan esitykseen mitään henkilökohtaista, kalvot voisi yhtä hyvin lähettää kuulijoiden sähköpostiin.

Ei ihme, että osa yrityksistä on kieltänyt kalvoesitykset kokonaan. Esimerkiksi Amazonin sisäisissä kokouksissa asian esittelijä kirjoittaa aiheestaan jäsennellyn tarinan. Kokokseen osallistujat lukevat tarinan, minkä jälkeen siitä keskustellaan. Amazonin perustajan Jeff Bezosin mukaan ideoiden kirjoittaminen kokonaisiksi lauseiksi pakottaa esittelijän ajattelemaan tarkemmin ja huolellisemmin.

Liike-elämän kohtaamisissa kalvoista on tullut jo niin vakiintunut esitysmenetelmä, että kalvottomuudella voi erottua edukseen. Oma suosikkini on korvata kalvosulkeiset tarinalla, jonka avainkohdat kirjaan suoraan fläppitaululle. Näin voi myös paremmin huomioida itse tilanteessa ja sen aikaisessa keskustelussa esiin nousseet ajatukset.

Jos olet päättänyt käyttää kalvoja, malta mielesi ennen kuin avaat ohjelman. Suurin syy huonoihin esityksiin on siinä, että kuvittelemme kalvojen täyttämisen vastaavan esityksen suunnittelua. Kiitos teknologian, alamme suunnitella yksittäisiä kalvoja ennen kuin olemme ajatelleet, mitä meillä on oikeasti sanottavana. Alamme miettiä, miltä esitys näyttää, emme sitä miltä se tuntuu. Järjestyksen tulisi olla toisinpäin.

Ensimmäiseksi on suunniteltava esityksen dramaturgia. Esityksellä on oltava keskeinen idea, jäsennelty rakenne sekä huolella mietitty ja taiten suunniteltu sisältö – aivan kuten hyvässä puheessa.

Vasta kun tiedät, mitä haluat sanoa ja miten viestisi jäsennät, on aika avata itse helvetinkone. Hyvänä nyrkkisääntönä on kertoa kullakin kalvolla vain yksi asia. Samoin jokaisen kalvon tulee olla mahdollisimman selkeä: mieluummin ajatuksesi kiteyttävä kuva, grafiikka, sana tai lause kuin kalvon täydeltä verbitöntä powerpoint-uuskieltä alakohtineen.

Taitavissa käsissä kalvojen varaan voi rakentaa visuaalisen, viihdyttävän ja tiukasti otteessaan pitävän tunteellisen tarinan. Yksi tällainen kalvoshow, Yhdysvaltain entisen varapresidentin Al Goren ilmastonmuutoksesta kertova esitys ja sen pohjalta tehty elokuva Epämiellyttävä totuus, voitti pari Oscaria ja toi esittäjälleen Nobelin rauhanpalkinnon.

Jotta esiintyjä saa sanomansa läpi, hänen on onnistuttava luomaan yleisöönsä tunneside. Siksi hyvässä esityksessä huomion keskipisteenä ovat nimenomaan esityksen pitäjä ja hänen yleisönsä. Kalvojen – jos niitä käytetään – tehtävänä on saada esiintyjä näyttämään entistä paremmalta. Hyvä esitys herättää luottamusta esittäjäänsä kohtaan.

Esitysten suunnittelijalle hyvän ohjenuoran tarjoaa vaatesuunnittelija Coco Chanelin toteamus siitä, miten hienoimmankaan puvun ei pidä varastaa pääosaa sen kantajalta. Jos joku kehui Chanelin suunnittelema pukua, hän tunsi epäonnistuneensa. Mutta jos joku sanoi, että pukua kantava ihminen näyttää upealta, Chanel koki onnistuneensa.

Kirjoittaja Jukka Hakala on Konsulttitoimisto Kotoban toimitusjohtaja.