Kun pitää huolen muutamasta ydinasiasta, lehdistötiedote on tehokas keino saada äänensä kuuluviin mediassa. Toimittajat pitävät tiedotteita edelleen arvossaan ja hyödyntävät niitä jatkuvasti työssään joko heti tai hetken kuluttua.

Ohjelmistoyritys Liana Technologies selvitti kyselytutkimuksella toimittajien käyttäytymistä kuudessa eri maassa. Kyselyn perusteella 35 prosenttia toimittajista oli käyttänyt vuorokauden sisään lehdistötiedotetta hyväkseen jutun teossa. Osuus oli kahdeksan prosenttiyksikköä suurempi kuin edellisessä, kaksi vuotta sitten tehdyssä kyselyssä. Vähintään viikon sisään tiedotetta hyödynsi liki kaksi toimittajaa kolmesta.

Ansaittua mediaa on siis saavutettavissa, mutta vain, jos tiedote on laadittu ja kohdennettu oikein. Useilla toimittajilla on nykyään kiire, joten väärään paikkaan lähetetyt viestit jäävät avaamatta ja epämielenkiintoiset avaukset lukematta.

Lähetä ja pysy pinnalla

Kun toimittajilta kysyttiin, mikä saa heidät lukemaan tiedotteen, tärkeimmiksi kriteereiksi nousivat tuoreus, selkeys ja mielenkiintoinen otsikko. Näitä tekijöitä piti vaikuttavana noin 90 prosenttia vastanneista.

Sähköposti on ylivoimaisesti tärkein jakelukanava. Viesti kannattaa pitää napakkana, tarjota käyttöön kuvia ja videoita sekä ehdottomasti varmistaa, että lisätietojen antajan yhteystiedot ovat saatavilla ja henkilö tavoitettavissa sekä nopeasti. Viimeinen kohta on tärkeä, sillä jos toimittaja tarvitsee lisätietoja ja niitä ei heru, koko juttu voi jäädä julkaisematta.

”Koska koulutan myös jonkin verran tiedottajia, muotoilin tämän saman asian eräässä esityksessä näin: yhteyshenkilö syö, lenkkeilee, saunoo, rakastelee ja nukkuu seuraavat 24 tuntia kännykkä kädessään”, yksi kyselyyn vastanneista toimittajista sanoo.

Kyselyn perusteella tiedotteita kannattaa lähettää aina kun tiedotettavaa on, sillä vastaajista liki 90 prosenttia pitää aktiivisuutta hyvänä asiana. Tiedotetta ei ehkä heti hyödynnetä, mutta yritys pysyy pinnalla ja toimittaja informoituna.

”Ei kannata siis masentua, vaikka juuri tiedotteen julkaisuhetkellä ei mitään tapahtuisikaan”, eräs vastaaja kommentoi.

Liana Technologiesin mukaan kyselyyn vastasi lähes 900 toimittajaa Suomesta, Saksasta, Ruotsista, Ranskasta, Hongkongista ja Arabiemiraateista. Yli puolella vastanneista on taustallaan yli 16 vuoden kokemus alalta.