Koronaviruksesta ja sen torjunnasta johtuva kevään tapahtumien peruuntuminen on tapahtumatoimisto Tapauksen toimitusjohtajan Timo Aallon mukaan saanut virtuaalitapahtumien kysynnän valtavaan kasvuun. Virtuaalitapahtumalla hän ei kuitenkaan tarkoita vain esitelmien siirtämistä nettilähetyksiksi.

”Virtuaalitapahtuma ei tarkoita samaa kuin webcast. Osallistujat pitää oikeasti ottaa mukaan eikä vain yksipuolisesti seuraamaan videotallennetta”, Aalto sanoo.

Hän kertoo, että vuorovaikutukseen on virtuaalitapahtumissakin käytettävissä useita keinoja.

”Tärkeintä on mahdollisuus osallistua, muutenhan tapahtuma ei eroa TEDx-puheen katsomisesta. Osallistujalle pitää tulla kokemus, että hän voi jollakin lailla vaikuttaa tapahtumaan esimerkiksi äänestämällä, kommentoimalla tai tekemällä ryhmätyön. Monissa asiakastilaisuuksissa matchmaking on tapahtuman järjestämisen perimmäinen syy, ja se pitää siis pystyä järjestämään.”

Tapahtumaa voidaan myös laajentaa esimerkiksi lähettämällä osallistujille jotakin tapahtumaan liittyvää.

”Jos esimerkiksi henkilöstön pikkujoulut järjestettäisiin virtuaalisesti, pitäisi myös kotisohvalla osallistujalla olla hassu hattu, kylmä olut ja popcornia”, Aalto vertaa.

Kestoltaan virtuaalitapahtuman on Aallon mukaan kuitenkin hyvä poiketa tavallisesta tapahtumasta. Hän pitää omana nyrkkisääntönään sitä, että kolmen tunnin tavallinen tapahtuma on virtuaalitapahtumana syytä tiivistää tuntiin. Virtuaaliympäristössä on oltava tiiviimpi, dynaamisempi, energisempi ja paremmin valmistautunut kuin tavallisesti. Nettilähetyksen tekijää Aalto neuvoo kiinnittämään huomiota myös studioympäristöön, josta lähetystä tehdään.

”Virtuaalitapahtuma vaatii esiintyjiltä viestin tiivistämistä, harjoittelua ja mielellään hyvän, ammattilaisen hostin. Kyse on enemmän hyvästä televisiolähetyksestä kuin Skypestä”, Aalto sanoo.

Onnistuneena esimerkkinä Aalto nostaa esiin Tapauksen Koneelle tekemän virtuaalitapahtuman. Helsingin Pasilassa sijaitsevalta studiolta tehtiin lähetys aamulla Kaukoitään, keskipäivällä Eurooppaan ja illalla Amerikkaan. Globaali virtuaalitapahtuma toteutettiin interaktiivisesti niin, että osallistujat pystyivät kommentoimaan digitaalisen alustan kautta ja olivat Aallon mukaan erittäin tyytyväisiä.